Ресепшионист

Регистрация звонков о нежелательных явлениях;  

Встреча гостей и посетителей, приготовление к приему иностранных и местных посетителей, включая оказание визовой поддержки, бронирование отелей;  

Создание запроса на РО, обработка и подача документов на оплату, своевременное предоставление закрывающих документов в Финансовый департамент, ежемесячная отчетность и сверка реестров по административному  Загрузка договоров/приложений/доп.соглашений в EPOS/CLM административного  Контролировать своевременное предоставление новым сотрудникам рабочего места и необходимого оборудования (канцелярские принадлежности) и проводить инструктаж новым сотрудникам в рамках своей зоны ответственности;  

Предоставление сотрудникам корпоративной мобильной связи (выдача и замена СИМ-карт, подключение/вывод номеров к/из корпоративной группы, подключение/отключение услуг роуминга, взаимодействие с провайдером мобильной связи);  Планирование потребностей офиса, анализ запасов и потребностей в целях поддержания достаточного количества материалов. Предоставлять своевременно информацию о количестве необходимых ресурсов (чай, кофе, канцелярские принадлежности); 

Закуп канцтоваров, продуктов питания, хозтоваров и других потребностей офиса. Обеспечение бесперебойной работы офиса, включая своевременную замену и ремонт осветительных приборов, сантехники, бытовых приборов и техники, и другого офисного оборудования;  

Самостоятельно следить за порядком в офисе и в случае необходимости решение вопроса и устранение проблемы;  

Контактировать с представителями Арендодателя касательно эксплуатации офисного помещения;  

Заказ такси для сотрудников, гостей и посетителей;  

Заказ визиток;  

Дополнительные процессы;  

Проверка запроса на командировку сотрудников на соответствие T&E политики и авторизация выкупа агентству;  

Проведение индакшн тренинга для новых сотрудников по админ процессам и по  структуре отдела;  

Контроль работы водителя компании;  

Админ провайдеры - на сегодня ок. 20 провайдеров;  

Выступать контактным лицом во всех вопросах с провайдерами 

Административного отдела;  

Ведение и обновление всех контрактов с провайдерами услуг административного отдела  

Проведение тендеров для провайдеров и любых изменений в статусе текущих поставщиков админ отдела;  

Проведение и мониторинг ТРО, закрытие красных флагов, взаимодействие с глобальной командой по админ провайдерам;  

Взаимодействие со специалистом компании и оказание поддержки в случае необходимости  по всем запросам по офису;  

Предоставление коммуникаций с сотрудникам по админ отделу;  

Полноценное проведение ежегодной инвентаризации по мебели;  

Организация внутернних мероприятия;  

Подготовка брифа в агентство;  

Согласование бюджета с держателем бюджета и с утверждающими, согласно политики по мероприятиям;  

Регистрация мероприятия в Cvent и внесение отчета по расходам (в случае необходимости), согласно политики по мероприятиям;  

Создание запросов на заявки на мероприятия (РО)  Организация мероприятий под ключ (разработка концепций, наполнения и прочее);  

Контроль бюджетов и лимитов в период проведения мероприятий;  

Обработка счетов и выпуск приказов;