Координатор по администрированию мероприятий
Обязанности:
*Администрирование мероприятий по всей России, связанных с продвижением фарм продукции Заказчика или с повышением осведомленности врачей в терапевтической области;
*Взаимодействие и ежедневная коммуникация с инициаторами мероприятий и техническими организаторами мероприятий по вопросам оформления, проверок поставщиков, документооборота (сбор закрывающих документов);
*Организация и контроль документов, решение проблемных ситуаций, в том числе через эскалацию инициатору мероприятия и/или менеджеру по мероприятиям;
*Взаимодействие с подразделениями компании Заказчика по вопросам планирования, организации и оформления мероприятия;
*Формирование необходимых документов, контроль документооборота, возврат документов, поступление оплаты;
*Отчетность, ведение реестров и трекеров;
*Оформление взаимодействия с внешними спикерами в рамках спикерских программ: формирование договоров и приложений, подписание и передача документов в оплату;
*Организация логистики на спикеров и участников мероприятий: бронирование авиабилетов, гостиниц, заказ трансфера (через авторизованное агентство);
*Взаимодействие и ежедневная коммуникация с инициаторами по вопросам взаимодействия со спикерами/организации логистики на участников мероприятий;
*Контроль и отслеживание всех шагов по спикерским активностям.
Требования к опыту:
*высшее образование;
*опыт работы с документами внутри компании, с внешними поставщиками (проверка поставщика, РО, оформление договоров и приложений);
*умение работать с большим объемом информации, умение работать в режиме многозадачности;
*внимательность, ответственность, стрессоустойчивость, аналитические способности, навыки деловой переписки, грамотная речь, четкое изъяснение;
*уверенный пользователь ПК, знание MS Office, знание SAP (является преимуществом);
*знание английского языка уровень не ниже upper-intermediate (бизнес-тематика).